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Die Ergonomie von Bewerbungsunterlagen

Ein Beitrag von Vogel & Detambel coaching for executives

 

Es gibt Bewerbungsmappen, die sehen toll aus, sind aber schrecklich unpraktisch. Es gibt Bewerbungsregeln, die klingen plausibel, sind aber völlig unsinnig. Deshalb gibt es auch so viele Bewerber, die dem Empfänger ihrer Bewerbung das Leben unnötig schwer machen, obwohl sie sich mit ihren Unterlagen sehr viel Mühe gegeben haben. Wer ein paar wichtige Gesichtspunkte berücksichtigt, kann das vermeiden.

Dreiteilige Bewerbungsmappen sehen in der Regel gut aus, nur leider sind sie sehr unpraktisch. Der Empfänger muss erst seinen Schreibtisch aufräumen und die Kaffeetasse in Sicherheit bringen, ehe er eine dreiteilige Mappe öffnen und lesen kann. Dann muss er mit der einen Hand den Lebenslauf aufgeschlagen halten und mit der anderen Hand im Zeugnisstapel nach dem passenden Zeugnis zu suchen. Auch das ist mehr als unpraktisch. Daher: Wer eine dreiteilige Mappe kaufen möchte, weil sie so gut aussieht, der sollte noch ein wenig weitersuchen. Der Karton, der für dreiteilige Mappen verwendet wird, ist im Handel mittlerweile auch in zweiteiliger Form, also als konventionelle Mappe zu bekommen. Die „normale“ Mappe ist die weitaus bessere Wahl.

Ein neuralgischer Punkt von Bewerbungsmappen ist der Mechanismus zum Einheften der Blätter. Was für einen Inhalt von 5 bis 10 Blättern optimal sein mag, kann für 15 bis 20 Blätter untauglich sein - und umgekehrt. Je sicherer und stabiler der Heftmechanismus, desto schwieriger ist es in der Regel, die Mappe aufzuschlagen und aufgeschlagen zu halten. Es kann für den Leser sehr lästig sein, die Mappe ständig festhalten zu müssen, damit sie nicht immer wieder von alleine zuklappt. Die heute von verschiedenen Herstellern angebotenen Mappen mit Clip-Mechanismus sind ein guter Kompromiss. Sie lassen sich in aller Regel gut öffnen, und wenn die Blätter auf dem Postweg verrutscht oder gar herausgerutscht sein sollten, dann kann der Empfänger das schnell und ohne großes Gefummel korrigieren.

Wählt man in seinem Lebenslauf den linken Rand genau so breit oder besser gesagt genauso schmal im Anschreiben, dann kann es passieren, das Teile des Schriftbildes vom Heft-Mechanismus verdeckt werden. Deshalb sollte man für den Lebenslauf einen etwas breiteren Linken Rand wählen. 3,5 Zentimeter sind in den meisten Fällen optimal; dafür darf der rechte Rand auch einen Zentimeter weiter nach rechts rücken – also schmaler werden. Man verletzt damit keine Norm, denn für Bewerbungsunterlagen gibt es im Gegensatz zu Geschäftsbriefen keine verbindliche Norm.

Im Anschreiben reicht der Hinweis „Anlage“ oder „Anlage: Bewerbungsmappe“ vollkommen aus. Die Auflistung des Inhaltes der Bewerbungsmappe ist überflüssiger Formalismus. Kaum jemand verschickt seine Unterlagen heute noch als fliegende Blätter - nur in einem solchen Fall würde die Auflistung der Bestandteile der Anlage überhaupt Sinn machen.

Ebenso unsinnig ist es, eine Bewerbungsmappe mit einem Inhaltsverzeichnis zu versehen. Die Reihenfolge der Unterlagen in der Bewerbungsmappe sollte sein: Lebenslauf, Arbeitszeugnisse (das jüngste ganz oben, die älteren dahinter), Ausbildungszeugnisse (ebenfalls in retrograder Reihenfolge) und dahinter die Fortbildungsnachweise. Ein Inhaltverzeichnis bringt dem Leser keinen zusätzlichen Erkenntnisgewinn und das Handling der Mappe würde das Verzeichnis nur dann erleichtern, wenn man eine Seitennummerierung verwenden würde. Das tut man aber nicht – das wäre wohl auch ein wenig zuviel des Guten.

Arbeitsproben sollte man im Grundsatz überhaupt nicht mitschicken. Ausnahme: Kreative Berufe. Wer sich als Architekt, Grafiker oder Designer bewirbt, kann und sollte Fotos, Zeichnungen und Skizzen mitschicken. Aber auch in solchen Fällen gilt: Alles, was nicht in einer „normalen“ Bewerbungsmappe Platz hat, ist von Übel. Ausklappbare A3-Seiten lassen sich noch gut in einer Bewerbungsmappe unterbringen - Videos, Kataloge und Dissertationen hingegen nicht. Muss sich der Empfänger spezielle Versandtaschen und Kartonagen besorgen, um solche Beigaben zurück senden zu können, ist das für ihn – oder seine Sekretärin sehr lästig.

Buchdrucker und Typografen haben in den Hunderten von Jahren seit der Erfindung des Buchdrucks tausend kleine Tricks entwickelt, um dem Leser das Erfassen und Aufnehmen des Textes zu erleichtern. Die Textprogramme für den Büroalltag haben davon zwar einiges übernommen. Aber leider gibt es noch keinen Computer, der Alarm schlägt, wenn die Verfasser von Bewerbungsunterlagen wichtige typografische Regeln missachten.

Blocksatz sieht bei keinem der gängigen Textverarbeitungsprogramme wirklich gut aus, deshalb schreibt man sein Anschreiben besser im Flattersatz – also linksbündig. Das wirkt übrigens auch persönlicher. Ein häufiger Fehler ist die Verwendung einer zu kleinen Schrift – meistens verbunden mit dem Versuch, den Lebenslauf auf einem einzigen Blatt unterzubringen. Ohnehin handelt es sich dabei um eine Verwechslung; nicht der Lebenslauf soll maximal eine Seite umfassen, sondern das Anschreiben. Beim Verfassen des Lebenslaufes sollte man hingegen großzügig mit Papier umgehen. Je weniger Text man auf die Seite packt, desto leichter ist er aufzunehmen.

Zum besseren Wiederauffinden ist es sinnvoll, den Text in Rubriken oder Kapitel zu unterteilen – also den Lebenslauf mit Zwischen- und Untertiteln zu versehen. Absurd wird die Verwendung von Titeln aber, wenn man für jeden Vorgang einen neuen Zwischentitel generiert. Wird die Rubrik „Ausbildung“ in „Schulausbildung“, „Berufsausbildung“ und „Hochschulstudium“ untergliedert, dann wird die Übersicht nicht besser, sondern sie geht verloren.

Die allergrößte „Sünde“ ist es, die wichtigste berufliche Station im unteren Drittel der Seite „zu verstecken“ (und mit einem knappen „Zweizeiler“ abzuhandeln); diese Information gehört ganz nach oben, also auf ein neues Blatt - schließlich käme auch bei der Tageszeitung niemand auf die Idee, die wichtigste Botschaft des Tages ins untere Drittel der Seite zu verbannen.

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Über die Autoren:
Vogel & Detambel
coaching for executives
Lortzingstr. 7
65187 Wiesbaden
Kompetenz aus 25 Jahren Tätigkeit in den Bereichen Personalberatung und Executive Search (u.a. für Neumann International, Berndtson-Gruppe, Eurosearch-Gruppe, Knight-Wendling), Outplacementberatung seit 1994.
Besuchen Sie uns im Internet: http://www.vogel-detambel.de
eMail: info@vogel-detambel.de

 
     

 

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